Das Transfermodell
Leitfaden für die Optimierung des Entlassmanagements
Angefangen bei der Umsetzung des gesetzlich vorgeschriebenen Entlassmanagements bis hin zur Nutzung der Komponenten der Telematikinfrastrutur fehlt es häufig an Best Practice-Beispielen – das liegt mit SEKMA nun vor.
Sie möchten das Entlassmanagement in Ihrer Region optimieren und alle Sektoren mit an Bord holen? Mit dem SEKMA-Transfermodell erhalten Sie eine strukturierte Vorlage zur eigenständigen Umsetzung! Es hilft Ihnen dabei, den Weg der digitalen Versorgungsvernetzung unabhängig von bestehenden Systemen, Partnern und Strukturen gehen zu können und unterstützt Sie dabei, das Entlassmanagement für alle Beteiligten zu optimieren.
Grundlage der Projektumsetzung
Der Fokus liegt auf der Bildung eines Ökosystems aus Leistungserbringern, Industrie, Kostenträgern, Politik und Wissenschaft – mit dem Patienten im Mittelpunkt.
Aufgrund der Fragmentierung von Leistungen und Zuständigkeiten gibt es in der medizinischen Versorgung in Deutschland viele Schnittstellen zwischen den Sektoren. Diese führen nicht selten zu Informations-, Wirkungs- bzw. Qualitäts-Verlust und somit zu einer schlechteren Leistungserbringung. Ziel ist es, die Sektorenvernetzung so zu organisieren, dass sie zu einer besseren Versorgung der Patienten und einer Entlastung der Fachkräfte in medizinischen Einrichtungen führt.
Die Lösung liegt in der Optimierung der Sektorenvernetzung. Getragen von der fortschreitenden Digitalisierung des Gesundheitswesens, kann dies mit der Bildung von Ökosystemen durch IT-Plattformen realisiert werden.
Parallel zur praktischen Umsetzung wurde im Rahmen von SEKMA ein abstrahiertes Modell erstellt, das als methodischer Leitfaden auf weitere Versorgungsregionen übertragbar ist. Durch Anwendung eines ausgearbeiteten Methodenbaukastens – auch Transfermodell genannt – können so die Inhalte und Prozesse auf weitere Einrichtungen transferiert werden.
Ganz im Sinne der Digitalisierung liegt dem Modell die Prozess- und Contentmanagement-Software Software ClickUp zugrunde. Sie ist intuitiv in der Anwendung und leitet die Nutzer Schritt für Schritt durch die Umsetzung.
Das Modell liefert detaillierte Templates, Vorlagen und Beispiele für die eigenständige Projektumsetzung, u.a.
- Projektaufträge
- Aufgabenlisten
- Meilensteinplanungen
- Wirtschaftsplanungen
- Organigramme
- Beispiel-Prozesse der jeweiligen Stakeholder
- Firmen für die technische Umsetzung (exemplarisch)
- Unterstützung oder begleitende Beratung durch Experten (auf Anfrage)
Die drei Parameter einer erfolgreichen Projektumsetzung
In einem solchen Projekt kommen Teilnehmer mit individuellen Bedürfnissen, Sachkenntnissen und (technischen) Voraussetzungen zusammen. Um dieser Heterogenität gerecht zu werden, wurden Projektarbeitsmethoden selektiert, die den Anforderungen der Projektpartner angepasst sind. Das Transfermodell führt Schritt für Schritt durch ihre Umsetzung.
Einstufung / Assessment des digitalen Reifegrads auf allen Ebenen
Als Leitfaden dient das Ebenenmodell der Digitalisierung. Es stellt die einzelnen Ebenen bei Projekten der digitalen Transformation im Gesundheitswesen dar, die auch unabhängig voneinander betrachtet werden können. Es empfiehlt sich allerdings, zunächst die verbindliche Abstimmung zwischen Entscheidern auf Unternehmensebene zu fixieren, bevor die aktive Zusammenarbeit in Projektteams und mit Partnern Früchte tragen kann.
Mit dem „Krankenhauszukunftsgesetz für die Digitalisierung von Krankenhäusern“ (KHZG) besteht bereits seit Oktober 2020 der Auftrag des Gesetzgebers, den grundsätzlichen Stand der Digitalisierung in deutschen Kliniken zu erfassen. Das sog. Reifegradmodell ermöglicht eine standardisierte und umfassende Bewertung mittels Durchführung und Auswertung einer Erhebung bzw. Selbsteinschätzung der Krankenhäuser.
Festlegung einer generellen IT- und Digitalisierungsstrategie
Nach der Feststellung der digitalen Reifegrade erfolgt in der Prozessebene die Erfassung und Analyse der zu digitalisierenden Prozesse. Dies geschieht durch die Anwender bzw. mit Begleitung und Unterstützung der Projektleitung. Hierbei werden zunächst die Ist-Prozesse analysiert, in Soll-Prozesse transformiert und im Anschluss digitalisiert.
Anforderungen werden in Form eines Lastenheftes ermittelt und die existierenden Produkte und Softwarelieferanten am Markt evaluiert. Es werden Produkte gewählt, die den Anforderungen des Projektes entsprechen. Sofern diese noch nicht zur Verfügung stehen, können sie auch im Rahmen des Projektes mit geeigneten Softwarelieferanten entwickelt werden.
Einigung auf Projekt- und Prozessmanagement-Standards
Ausgangspunkt für die Umsetzung der Projektziele ist eine konzeptionelle und fundierte Erhebung der Ist- und Bedarfssituation. Ein zentrales Ziel besteht in der Ermittlung der Unterstützungsbedarfe, die gemeinsam mit Patienten, Angehörigen sowie den Leistungserbringern diskutiert und priorisiert werden. Besonderes Augenmerk wird auf die Erhebung von möglichen Barrieren für eine intersektorale Zusammenarbeit gelegt.
Sowohl die Ergebnisse der Situations- als auch der Bedarfsanalyse sind grundlegend für die Definition und Entwicklung der gemeinsamen Standards und digitalisierten Prozesse zum Entlassmanagement.
Vorlage zur eigenständigen Umsetzung
Wer übernimmt die Projektleitung, welche Projektpartner müssen involviert werden, welche Prozesse sind zu beachten, müssen Anträge gestellt oder Ausschreibungen veröffentlicht werden?
Im Rahmen von SEKMA wurden all diese Fragen bereits durchdacht und beantwortet – im SEKMA-Transfermodell sind sie nun als strukturierte Vorlage zur eigenständigen Umsetzung aufbereitet.
Die SEKMA-Modellstruktur umfasst dabei die Bereiche PMO (Projektmanagement Office), Projektinitiator (zumeist das Krankenhaus), Kooperationspartner, Unterauftragnehmer, Technik und Organisationskonzept, Marketing sowie Ausschreibungen (nach Bedarf).
Jeder Bereich ist in einzelne Unterbereiche gegliedert und ermöglicht so eine strukturierte Bearbeitung.
PMO (Projektmanagement Office)
Unter dieser Rubrik sind alle wesentlichen Dokumente und Vorlagen zur erfolgreichen Projektumsetzung zusammengefasst. So lässt sich zum Beispiel der Projektauftrag inklusive Meilensteinen, Wirtschaftsplanung oder Teilnehmerlisten Schritt für Schritt mit eigenen Daten ausfüllen oder ein Projektstatusbericht nach relevanten Kriterien erstellen.
Verschiedene Tools ermöglichen dabei die Daten-Ausgabe in unterschiedlichen Ansichten – so wird aus der Liste der Beteiligten mit wenigen Klicks das Organigramm der individuellen Projektorganisation.
Kooperationspartner Krankenhaus
Das Krankenhaus ist oftmals der Projektinitiator und der Haupt-Verantwortliche für ein gutes Entlassmanagement. Es kann durch gut strukturierte Prozesse wesentlich zur Entlastung aller anderen Stakeholder und zur besseren Versorgung der Patienten beitragen.
Eine gute (elektronische) Kommunikation zwischen dem Sozialdienst und den nachgelagerten Pflegeeinrichtungen trägt zur Zufriedenheit und zu einem effizienten Überleitungsmanagement bei. Es ist wichtig, die Prozesse zum Entlassmanagement im Vorfeld gut zu analysieren. Dabei spielen die Prozesse im Sozialdienst eine wesentliche Rolle.
Kooperationspartner Pflegeeinrichtungen
Ambulante Pflegedienst und stationäre Pflegeeinrichtungen sind neben den Patienten die Kunden und nachgeordneten Einheiten in der Patientenversorgung. Je besser die Einrichtungen im Vorfeld über die Patienten informiert sind, desto besser können sie die Patienten aufnehmen. Für alle Beteiligten ist es wichtig, die „jeweils andere Seite“ der Prozesse zu kennen.
IT-technisch ist es zudem sinnvoll, die Möglichkeiten der Förderungen zu kennen und diese zu nutzen. Der Digitalisierungs- und Innovationskredit der KfW kann zum Beispiel dabei helfen, Investitionen oder auch laufende Kosten für Betriebsmittel zu finanzieren.
Kooperationspartner Arztpraxen
Der permanente Austausch zwischen niedergelassenen Ärzten, Pflegeeinrichtungen und dem Krankenhaus ist bei der im Entlassmanagement betrachteten Patientengruppe extrem wichtig.
So kommt den Arztpraxen eine wesentliche Bedeutung zu: Ihre Einbindung in Form von Workshops wie auch im Rahmen der gezielten Statuserhebung ist ein wichtiger Bestandteil für den Erfolg des Projekts.
Technik & Organisationskonzept
Eine durchdachte IT-Strategie und die Erarbeitung eines digitalen Konzeptes sind von enormer Bedeutung. Es sollte eine agile Vorgehensweise gewählt werden, da sich Systeme permanent weiterentwickeln und neue innovative Marktteilnehmer erscheinen.
Der Prozess startet bereits mit der Einweisung des Patienten, welcher über die Dienste der Telematikinfrastruktur (KIM) oder den TI-Messenger digital kommuniziert werden kann. Im Krankenhaus angekommen wird der Patient im klinischen Informationssystem (KIS) aufgenommen und bei Bedarf an den Sozialdienst, mittels eines Roboters (Robotic Process Automatisation, RPA) an die Sozialdienstsoftware weitergeleitet. Der Sozialdienst verifiziert den Pflegebedarf und leitet die Patientendaten an eine Pflegeüberleitungsplattform weiter. Diese schlägt den teilnehmenden Pflegeeinrichtungen den Patienten vor und diese prüfen, ob sie verfügbare Plätze anbieten können.
Nachdem die Auswahl der richtigen Nachversorgungsstätte abgeschlossen ist, werden die notwendigen Behandlungsunterlagen wieder über den KIM-Dienst der Telematikinfrastruktur an die Nachversorgungsstätte weitergeleitet. Die Situation des Patienten kann bei Bedarf nach Entlassung per Videokonsultation zwischen dem Krankenhausarzt, dem Pflegepersonal und dem niedergelassenen Arzt besprochen werden. Bei Verschlechterung des Patienten kann ebenfalls per Videokonsultation gemeinsam vorbesprochen und dann entschieden werden, ob der Patient erneut eingewiesen werden muss. Die Daten des Patienten werden datenschutzkonform von deutschen Firmen in deutschen Rechenzentren gespeichert.
Unterauftragnehmer
Zur Umsetzung der festgelegten IT-Strategie können Unterauftragnehmer und deren (Software-)Lösungen für verschiedene Aufgabenbereiche einbezogen werden. Dabei geht es u.a. um
- Software-Lösungen, die den Dokumentationsarbeitsalltag erleichtern
- Webbasierte Software zur optimalen Versorgung von Patienten, betroffenen Personen und Angehörigen
- Prozessautomatisierung mittels Robotic durch Software-Roboter
- Generelle Digitalisierung von Prozessen
- Videoberatung
Marketing & Öffentlichkeitsarbeit
Ein gut funktionierendes Entlassmanagement bietet Vorteile für alle Beteiligten. Es erhöht die Patientenzufriedenheit und kann zugleich zu einem Aushängeschild für Kliniken ebenso wie für Pflegeeinrichtungen werden. Optimal koordiniert steigert es die Motivation der Mitarbeitenden, indem es administrative Prozesse verschlankt und mehr Zeit für die Patientenversorgung schafft.
Klar kommunizierte Informationen zu Investitionen, Zeitplänen und Projekt-Beteiligten sowie transparente Einblicke in die Prozesse sorgen für Verständnis und schaffen Vertrauen. Eine aktive Projektbegleitung durch Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen sind daher wichtige Projekt-Bausteine und Bestandteil des SEKMA-Transfermodells.
